El objetivo de esta política es establecer los lineamientos, normas y procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en Makamba, garantizando que todas las compras se realicen de manera transparente, eficiente y alineada con los objetivos financieros y de calidad de la empresa. Esta política aplica a todos los departamentos, colaboradores y directivos de Makamba que soliciten, autoricen o ejecuten la compra de productos, insumos o servicios con fondos de la empresa. Las responsabilidades en este proceso se dividen entre el departamento solicitante, que debe identificar la necesidad y justificar el gasto; el departamento de compras, encargado de buscar proveedores y emitir la Orden de Compra (OC); la gerencia y finanzas, quienes aprueban las compras; y recepción o bodega, responsables de verificar y recibir los bienes.
El proceso de compras se inicia con una requisición formal por parte del área solicitante. Para compras que superen un monto determinado, se exigirá la presentación de al menos tres cotizaciones para asegurar la competitividad. La selección del proveedor se basará en un análisis integral que considerará no solo el precio, sino también la calidad, tiempos de entrega, condiciones de pago y servicio postventa. Es indispensable que toda adquisición cuente con una Orden de Compra debidamente aprobada antes de su ejecución, y el pago al proveedor solo se realizará tras la confirmación de recepción conforme de los bienes o servicios.
Para garantizar el control financiero, se establecen niveles de autorización basados en el monto de la compra, requiriendo la aprobación de diferentes niveles jerárquicos según la cuantía. Asimismo, Makamba exige un comportamiento ético intachable en todos sus procesos de adquisición; cualquier conflicto de intereses debe ser reportado inmediatamente y se prohíbe terminantemente la aceptación de regalos o incentivos por parte de los proveedores. Finalmente, se contempla un protocolo excepcional para compras de emergencia, las cuales podrán saltarse los procesos de cotización habituales si está en riesgo la operatividad o seguridad de la empresa, siempre y cuando cuenten con la autorización de la Gerencia General y se regularice la documentación correspondiente en un plazo máximo establecido.